Archivo

Archivo Central

El archivo es una parte estructural de las Oficinas Auxiliares, que realiza la recepción, organización y conservación de los documentos para su posterior utilización, por un plazo de veinticinco años los documentos que se transfieren por la Oficina de Control de Documentos y los archivos de gestión u oficina, una vez que su consulta deja de ser frecuente, y coordinan el funcionamiento de dichos archivos.

El Archivo Central de la ANPP y Consejo de Estado se encuentra en la sede del Capitolio Nacional. El local donde se encuentra el acervo documental presenta  las condiciones y equipamientos para la seguridad del mismo posee una adecuada construcción lo que nos permite una adecuada conservación de las fuentes documentales. El acceso a nuestro  archivo es libre, de acuerdo con lo reglamentado en las disposiciones jurídicas con requisitos y condiciones que establecen las mismas. Para consultas de nuestros acervos las  personas naturales y jurídicas deben presenta una carta de solicitud, donde se exprese el motivo de la consulta, refrendada por el jefe que representa la entidad.

De ahí que la Sección Independiente de Archivo tiene la misión de organizar, proteger y conservar los documentos que se le transfieren de los archivos de gestión de las Oficinas Auxiliares.

El Cuadro de Clasificación Documental es un instrumento técnico archivístico que define como estructurar de forma lógica los documentos y los expedientes administrativos que se procesan en el Archivo.

En este Archivo Central es de tipo orgánico-funcional. Se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales en las clases más bajas en la jerarquía del cuadro. Agrupa las series generadas por cada uno de los componentes del Sistema de Gestión Documental que conforman la estructura del órgano en el ejercicio de sus competencias.

Se aplica en este caso por poseer fondos abiertos. Para su elaboración es necesario conocer las atribuciones y funciones de las Oficinas Auxiliares.

La gestión documental es el conjunto de principios, métodos y procedimientos que tienden a la planificación, manejo y organización de las documentaciones  producidas o recibidas por los archivos de gestión.

Nuestra institución tiene creado el   sistema institucional de gestión documental y archivo, integrado por el archivo central y los archivos de gestión. El sistema se encarga de implementar los procesos de la gestión documental y sus procedimientos, que aseguran la creación, recepción, mantenimiento, uso, disposición y preservación de sus documentos en todo tipo de soporte, analógico o digital y la administración de sus archivos.

  • Actas originales y protocolos de los períodos de sesiones
  • Leyes y acuerdos aprobadas por la Asamblea Nacional
  • Documentos históricos de la constitución de los Órganos del Poder Popular y los diferentes procesos electorales
  • Documentos de las diferentes Oficinas Auxiliares y resultantes del trabajo con otras entidades
  • Medios audiovisuales de las Comisiones Permanentes de Trabajo
  • Documentos de la antigua secretaría del Consejo de Estado
  • Decretos-Leyes y acuerdos aprobados por el Consejo de Estado
  • Tratados bilaterales y multilaterales y designación de embajadores

Sistema institucional de archivos

SIA